Hóa đơn điện tử là giải pháp cho doanh nghiệp thời công nghệ, mang lại nhiều lợi ích cho các doanh nghiệp và các cơ quan quản lý. Việc chuyển đổi từ giao dịch sử dụng hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử là yêu cầu tất yếu của một hệ thống thương mại hiện đại, minh bạch. Tuy nhiên, việc áp dụng hóa đơn điện tử vẫn còn gặp nhiều trở ngại.
Vậy việc áp dụng của các doanh nghiệp với hóa đơn điện tử như thế nào? Blue sẽ hướng dẫn trong bài viết sau.
Nghị định số 119/2018/NĐ-CP ngày 12/9/2018 của Chính phủ có hiệu lực từ ngày 1/11/2018. Cơ sở kinh doanh và cơ quan thuế có thời hạn 24 tháng (từ ngày 1/11/2018 đến ngày 1/11/2020) để chuẩn bị các điều kiện về cơ sở vật chất và con người để áp dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định số 119/2018/NĐ-CP. Trong thời gian từ 1/11/2018 đến ngày 31/10/2020, các Nghị định số 51/2010/NĐ-CP và Nghị định số 04/2014/NĐ-CP của Chính phủ vẫn còn hiệu lực thi hành.Vừa qua, Quốc hội đã thông qua Luật Quản lý thuế số 38/QH14/2019, tại Chương X Luật Quản lý thuế cũng có quy định về việc áp dụng hóa đơn, chứng từ điện tử.
Tại Điều 151 Luật Quản lý thuế quy định hóa đơn, chứng từ điện tử của Luật này có hiệu lực thi hành từ ngày 1/7/2022; khuyến khích cơ quan, tổ chức, cá nhân áp dụng quy định về hóa đơn, chứng từ điện tử của Luật này trước ngày 1/7/2022.
Doanh nghiệp e dè với hóa đơn điện tử
Nắm bắt được lộ trình chuyển đổi bắt buộc của cơ quan thuế, biết được những ưu điểm của hóa đơn điện tử nhưng vẫn chưa mặn mà tiếp nhận là tâm lý chung của nhiều doanh nghiệp. Có rất nhiều nguyên nhân dẫn đến tình trạng này, tuy nhiên những lý do chính có thể kể đến như sự lo ngại về yếu tố bảo mật, cơ sở hạ tầng viễn thông không đảm bảo… để đáp ứng nhu cầu kinh doanh trong điều kiện mới. Theo ghi nhận, số lượng doanh nghiệp có nhu cầu tìm kiếm đối tác cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử đã có sự gia tăng nhanh chóng chỉ trong thời gian ngắn sau khi Nghị định 119/2018 được ban hành và tiếp tục tăng mạnh trong năm 2019.
Nắm bắt được những vấn đề còn tồn tại và nhu cầu dịch vụ gia tăng của nhiều doanh nghiệp, một số doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực công nghệ cao đã kịp thời đưa ra thị trường các gói dịch vụ hỗ trợ doanh nghiệp trong việc sử dụng, quản lý hóa đơn điện tử. Số doanh nghiệp cung cấp dịch vụ không phải là ít, vậy doanh nghiệp cần chú ý những gì khi lựa chọn đối tác cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử?
Theo các chuyên gia, có 3 yếu tố doanh nghiệp cần chú ý khi tìm hiểu các dịch vụ hóa đơn điện tử bao gồm: Hệ thống hạ tầng ổn định, tính bảo mật an toàn thông tin và chất lượng dịch vụ. Cơ sở hạ tầng viễn thông và công nghệ thông tin hoạt động ổn định sẽ đảm bảo cho quá trình hoạt động, vận hành kinh doanh của doanh nghiệp luôn thông suốt. Dịch vụ cung cấp hóa đơn điện tử được trang bị các lớp an ninh, bảo mật cao sẽ đảm bảo không để xảy ra tình trạng thất thoát thông tin hay sai sót trong quá trình bảo lưu thông tin. Dịch vụ đạt chất lượng tốt sẽ đáp ứng các nhu cầu về nghiệp vụ đồng thời đảm bảo hỗ trợ giải đáp, tư vấn và chăm sóc khách hàng 24/7, mang đến nhiều giá trị gia tăng cho khách hàng trong quá trình sử dụng.
Việc sử dụng hóa đơn điện tử giúp Doanh nghiệp tiết kiệm được thời gian (giảm tới 70% các bước quy trình phát hành và 90% các tranh chấp liên quan đến hóa đơn, rút ngắn tới 99% thời gian thanh toán, quản lý hóa đơn, tiết kiệm 80% chi phí cho mỗi hóa đơn)… Khi sử dụng hóa đơn điện tử, Doanh nghiệp không cần chờ đợi nhận được hóa đơn theo đường bưu điện như cách làm truyền thống. Chỉ trong vài cú nhấp chuột, người mua hàng sẽ nhận được hóa đơn dù đang ở bất cứ nơi nào nếu có internet.
Doanh nghiệp cũng không lo tình trạng bị thất lạc hóa đơn trong khi chờ chuyển phát. Việc sử dụng hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp giảm chi phí hơn so với sử dụng hóa đơn giấy như: Chi phí giấy in, mực in, chi phí chuyển hóa đơn cho khách hàng và đặc biệt là giảm chi phí lưu trữ hóa đơn; Đồng thời, giảm thời gian tìm kiếm hóa đơn; tăng cường khả năng bảo mật; giúp việc lưu trữ, quản lý hóa đơn vĩnh viễn; không có rủi ro mất, nhàu nát như khi lưu trữ hóa đơn giấy…
Đây là nội dung khác biệt so với việc sử dụng hóa đơn đặt in, hóa đơn tự in, thay cho việc doanh nghiệp phải gửi mẫu hóa đơn và hàng quý phải lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn đến cơ quan thuế. Việc sử dụng hóa đơn điện tử cũng giúp doanh nghiệp giảm bớt thời gian lập tờ khai thuế giá trị gia tăng so với sử dụng hóa đơn đặt in, hóa đơn tự in vì phần mềm tạo hóa đơn tự động kết chuyển số liệu vào tờ khai thuế giá trị gia tăng.
Doanh nghiệp nên chủ động chuyển giao sang sử dụng hóa đơn điện tử sớm. Mọi thắc mắc quý khách vui lòng liên hệ Blue để được tư vấn miễn phí
